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Decreto Executivo n.º 486/15 de 22 de julho

Detalhes
  • Diploma: Decreto Executivo n.º 486/15 de 22 de julho
  • Entidade Legisladora: Órgãos Auxiliares do Presidente da República
  • Publicação: Diário da República Iª Série n.º 107 de 22 de Julho de 2015 (Pág. 2863)

Assunto​

República. - Revoga toda a legislação que contrarie o disposto no presente Decreto Executivo.

Conteúdo do Diploma​

A Secretaria-Geral do Presidente da República reconhece, no seu arquivo, um recurso da sua actividade administrativa e um fundamento da memória e identidade da Instituição. Deste modo, no prosseguimento da sua política de modernização dos Serviços, sentiu a necessidade de elaborar um Regulamento que constituísse uma base legal do Arquivo da Secretaria-Geral do Presidente da República, garantindo a valorização e preservação do acervo documental como património da instituição, definindo os princípios de organização, classificação, inventariação, conservação, difusão e acesso a esse património. documentos; Assim; Nos termos do artigo 137.º da Constituição da República de Angola, e de acordo com o disposto no n.º 2 do artigo 15.º do Decreto Legislativo Presidencial n.º 5/12, de 15 de Outubro, que aprova a Organização e o Funcionamento dos Órgãos Auxiliares do Presidente da República, conjugado com o n.º 2 do artigo 26.º, e do n.º 4 do artigo 28.º, ambos do Decreto Presidencial n.º 193/13, de 20 de Novembro, que aprova o Estatuto Orgânico sobre a Organização e o Funcionamento da Casa Civil e da Secretaria-Geral do Presidente da República, determino:

Artigo 1.º (Aprovação)​

É aprovado o Regulamento da Conservação Arquivística da Secretaria-Geral do Presidente da República, anexo ao presente Diploma e dele é parte integrante.

Artigo 2.º (Gestão)​

Os efeitos produzidos pelo presente Diploma ficam sob gestão do Gabinete do Secretário Geral do Presidente da República.

Artigo 3.º (Revogação)​

É revogada toda a legislação que contrarie o disposto no presente Decreto Executivo.

Artigo 4.º (Dúvidas e Omissões)​

As dúvidas e omissões resultantes da interpretação e aplicação do presente Decreto Executivo são resolvidas por Decreto Executivo do Secretário Geral do Presidente da República.

Artigo 5.º (Entrada em Vigor)​

O presente Decreto Executivo entra em vigor na data da sua publicação. Luanda, aos 3 de Julho de 2015. O Secretário-Geral do Presidente da República, Manuel da Cruz Neto.

REGULAMENTO DE CONSERVAÇÃO ARQUIVÍSTICA​

Artigo 1.º (Âmbito de Aplicação)​

O presente Regulamento é aplicável à documentação produzida pela Secretaria-Geral do Presidente da República.

Artigo 2.º (Gestão de Documentos)​

Para efeitos do presente Regulamento, no âmbito da gestão de documentos, são consideradas as seguintes funções:

  • a) - Classificação;
  • b) - Avaliação;
  • c) - Selecção;
  • d) - Remessa;
  • e) - Eliminação;

Artigo 3.º (Definições)​

Sem prejuízo da consulta da Norma ISO 15489-1 – Informação e Documentação. Gestão de Documentos de Arquivo, para efeito do presente Regulamento, entende-se por: Alienação: perda de propriedade e/ou da custódia de documentos ou arquivos por um serviço de arquivo, nomeadamente a título de dação, depósito, depósito legal, doação, incorporação, eliminação, legado, permuta, reintegração ou venda. Aquisição: obtenção da propriedade e/ou da custódia de documentos ou arquivos por um serviço de arquivo, nomeadamente a título de compra, dação, depósito, depósito legal, doação, incorporação, ingresso, legado, permuta ou reintegração legal. Arquivo corrente: a área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta frequente pela administração produtora. Arquivo definitivo ou histórico: entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de conservação permanente. Arquivo intermédio: entidade ou área responsável pela custódia, conservação e comunicação dos documentos de arquivo de consulta esporádica pela administração produtora. Conservação permanente: custódia por tempo ilimitado dos documentos de arquivo. Custódia: função primordial do serviço de arquivo que consiste na guarda física de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade. A interrupção da custódia pode pôr em causa a autenticidade e integridade dos documentos e do seu valor probatório. Exceptua-se a apreensão judicial, o depósito, a incorporação, a permuta, a sucessão na propriedade do arquivo e a transferência. Documento de arquivo: documento produzido a fim de provar e ou informar um procedimento administrativo, independentemente da sua data, forma e suporte material. Eliminação: operação decorrente da avaliação que consiste na destruição de documentos considerados sem valor arquivístico, assegurada a impossibilidade de reconstituição. Fase activa: arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda não concluídos. Fase semi-activa: arquivo constituído por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais já concluídos, mas ainda susceptíveis de reabertura. Meta informação ou metadados: conjunto de dados aplicados a documentos electrónicos que definem o contexto, estrutura e acesso dos documentos e registam o historial da sua utilização ao longo do tempo, fornecendo indicações sobre o seu conteúdo. Prazo de conservação administrativa: prazo definido em anos na tabela de selecção e baseado em estimativas de uso de documentos que deverão ser mantidos em arquivo corrente (fase activa) ou no arquivo intermédio (fase semi-activa) e destino final. Regulamento de conservação arquivística: conjunto de normas reguladoras da gestão documental de um organismo ou serviço, onde se determinam, mediante avaliação, as fases do ciclo de vida dos documentos. Série documental: a unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originariamente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Tabela de selecção: instrumento que fixa os prazos e condições da conservação permanente e ou eliminação dos documentos de um arquivo.

Artigo 4.º (Classificação) da Secretaria-Geral, e a estrutura para classificação dos documentos integra a tabela de selecção.​

Artigo 5.º (Avaliação)​

  1. O processo de avaliação dos documentos do arquivo da Secretaria-Geral tem por objectivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.
  2. Cabe ao Secretário Geral do Presidente da República a determinação do destino final dos documentos, devendo-se para o efeito, observar-se o fixado na tabela de selecção.
  3. O destino final encontra-se fixado na tabela de selecção.

Artigo 6.º (Tabela de Selecção)​

  1. A tabela de selecção, que constitui o Anexo I do presente Decreto Executivo, contém:
  • a) - A estrutura de classificação da documentação e a identificação das séries documentais;
  • b) - Os prazos de conservação administrativa;
  • c) - As disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da Secretaria-Geral.
  1. A tabela de selecção deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.
  2. Para efeitos do disposto no número anterior, devem os órgãos de direcção obter o parecer favorável do Secretário Geral enquanto órgão coordenador da política arquivística, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 7.º (Prazos de Conservação Administrativa)​

Cabe ao Secretário-Geral do Presidente da República a fixação dos prazo de conservação administrativa dos documentos fixados na tabela de selecção.

Artigo 8.º (Selecção dos Documentos)​

  1. A selecção dos documentos para conservação ou eliminação deve ser efectuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de selecção.
  2. Deve ser sempre conservado o exemplar principal da série, excepto se vier expressa indicação contrária na tabela de selecção.
  3. A selecção dos documentos deve atender à data de criação do documento, momento a partir da qual os prazos de conservação administrativa e destino final fixados para cada série são aplicáveis.

Artigo 9.º (Remessa de Documentos)​

  1. Após o cumprimento dos prazos de conservação administrativa, os documentos deverão ser remetidos para o serviço de arquivo da entidade, de acordo com a periodicidade expressa na Tabela de Selecção.
  2. As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.
  3. Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.

Artigo 10.º (Remessas para Arquivo Semi-Activo)​

  1. Findos os prazos de conservação em fase activa, a documentação com reduzidas taxas de utilização deverá, de acordo com o estipulado na Tabela de Selecção, ser transferida do arquivo corrente para o arquivo intermédio. competências definidas no Regulamento Interno da Secretaria-Geral, vier a determinar.

Artigo 11.º (Remessas para Arquivo Definitivo)​

  1. Os documentos e/ou a informação contida em suporte informático ou micrográfico cujo valor arquivístico justifiquem a sua conservação permanente, de acordo com a Tabela de Selecção, deverão ser remetidos para arquivo definitivo após o cumprimento dos respectivos prazos de conservação.
  2. As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

Artigo 12.º (Formalidades das Remessas)​

  1. As remessas dos documentos mencionados no artigo 9.º devem obedecer às seguintes formalidades:
  • a) - Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;
  • b) - O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;
  • c) - A guia de remessa em suporte papel deve ser feita em duplicado, ficando um exemplar no Centro de Documentação e Informação, ou outro órgão com iguais competências definidas no Regulamento Interno da Secretaria-Geral, e outro no serviço de origem.
  1. Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos Anexos II e III ao presente Decreto Executivo.

Artigo 13.º (Eliminação dos Documentos)​

  1. Os documentos sem valor arquivístico, cujo destino final é a eliminação, antes da sua completa eliminação deverão ser revistos por uma Comissão Interna a ser criada para o efeito.
  2. A eliminação dos documentos poderá ser efectuada antes de decorridos os referidos prazos, desde que autorizada pela Comissão a substituição de suporte nos termos do artigo 15.º deste Regulamento.
  3. A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na Tabela de Selecção carece de autorização expressa do Secretário-Geral.
  4. A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 14.º (Formalidades da Eliminação)​

  1. As eliminações dos documentos mencionados no artigo 13.º devem obedecer às seguintes formalidades:
  • a) - Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;
  • b) - O auto de eliminação deve ser assinado pelo dirigente do serviço ou entidade em causa e pelo responsável do Centro de Documentação e Informação, ou outro órgão com iguais competências definidas no Regulamento Interno da Secretaria-Geral;
  • c) - O auto de eliminação em suporte papel deve ser efectuado em duplicado.
  1. O modelo de auto de eliminação consta do Anexo IV ao presente Decreto Executivo.

Artigo 15.º (Substituição do Suporte)​

  1. A substituição de documentos originais, em suporte de papel, por outro suporte, deverá ser realizada quando funcionalmente justificável. integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acessibilidade.
  2. A substituição de suporte é feita mediante autorização expressa do Secretário Geral, com base no parecer da Comissão, e na observância das normas técnicas definidas pela ISSO (International Organization for Standardization), de forma a assegurar as garantias mencionados no n.º 3 do presente artigo.
  3. É obrigatório manter a integridade do conteúdo do documento equivalente digitalizado, desde a sua captura até ao termo do prazo de retenção.
  4. A adopção de qualquer sistema de gestão electrónica de documentos deve garantir as seguintes funcionalidades:
  • a) - Um sistema de numeração automático e independente das opções operacionais do utilizador;
  • b) - A validação cronológica dos documentos capturados como documentos electrónicos ou equivalentes;
  • c) - O armazenamento, em suporte informático, dos documentos;
  • d) A constituição e armazenamento diário, em suporte informático, de um mapa síntese que indique a sequência dos documentos capturados e das anomalias eventualmente detectadas;
  • e) - A manutenção da integridade, disponibilidade e autenticidade do conteúdo original dos documentos electrónicos, bem como o dos mapas de síntese.
  1. As funcionalidades do sistema de gestão electrónica de documentos podem ser asseguradas, no todo ou em parte, por terceiros, sem prejuízo da responsabilidade dos respectivos sujeitos passivos pelo cumprimento das normas legais aplicáveis.
  2. Podem ser utilizados um ou mais formatos de documentos, os quais devem manter-se inalterados e com possibilidade de reprodução até ao termo do prazo previsto neste Regulamento para a sua conservação.
  3. O mapa síntese respeitante aos documentos electrónicos contém, designadamente, os seguintes elementos:
  • a) - Número único identificador do documento;
  • b) - Data e hora da captura;
  • c) - Identificação do utilizador que capturou o documento;
  • d) - Identificação do prazo de conservação, de acordo com a tabela de selecção;
  • e) - A denominação e versão do software utilizado.
  1. A entidade reguladora pode, no exercício da acção de fiscalização, realizar testes ao sistema de gestão electrónica.
  2. A documentação técnica de apoio ao utilizador do sistema de gestão electrónica de documentos deve estar actualizada e disponível para consulta pela entidade reguladora.
  3. É facultado à entidade reguladora o acesso à documentação respeitante, designadamente à arquitectura, às análises funcional e orgânica e à exploração do sistema informático de apoio à gestão electrónica de documentos.

Artigo 16.º (Informação e Documentação Electrónica)​

  1. Os documentos gerados por via electrónica ou desmaterializados aos quais for reconhecido valor arquivístico, em conformidade com a tabela de selecção, serão conservados nesse meio, desde que seja expressa e inequivocamente assegurada a sua preservação, fidedignidade,
  2. Os procedimentos de migração de dados deverão ser definidos em Regulamento interno, tendo em consideração:
  • a) - Estabelecimento de políticas de segurança de armazenamento de dados;
  • b) - Prototipagem da migração;
  • c) - Execução de cópias de segurança do sistema de origem;
  • d) - Migração do sistema de informação;
  • e) - Avaliação final da migração e certificação da integridade do sistema.

Artigo 17.º (Digitalização e Preservação Digital)​

  1. A digitalização de documentos obedece a necessidades de difusão expedita de informação em ambiente electrónico e de preservação do suporte original.
  2. Os procedimentos de digitalização, bem como as características dos suportes de armazenamento, devem observar normas técnicas da ISO e ser devidamente documentados num Plano de Preservação Digital, de forma a garantir a preservação, segurança, autenticidade, integridade, durabilidade e usabilidade dos objectos digitais produzidos.
  3. A produção de objectos digitais deve ser rigorosamente documentada em instrumentos procedimentais definidos pela Secretaria-Geral, onde constem a estrutura de meta informação, especificações técnicas dos instrumentos de captura, tratamento e armazenamento de objectos digitais e critérios de controlo de qualidade.
  4. Das séries de conservação permanente é feita:
  • a) - Uma matriz em TIFF (Tagged Image File Format, de 32 bits, ISO 12639:
  1. de 1.ª geração com valor de original;
  • b) - Um duplicado da matriz em PDF/A (ISO 19005-1: 2005 e ISO 32000-1: 2008);
  • c) - Uma cópia de utilização administrativa e de difusão em qualquer suporte de imagem.

Artigo 18.º (Acessibilidade e Comunicabilidade)​

O acesso e comunicabilidade do arquivo da Secretaria-Geral atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 19.º (Garantias do Sistema de Arquivo)​

A Secretaria-Geral deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo.

Artigo 20.º (Casos Omissos)​

Tudo o que não estiver previsto no presente Regulamento regem-se as disposições legais aplicáveis.

ANEXO I​

Tabela de Selecção Documento que se encontra para a aprovação interna Avaliação: Processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de retenção e o destino final. Destino Final: conjunto de processos relacionados com a aplicação das decisões sobre prazos de retenção, conservação, eliminação ou transferência de documentos, consignadas em Regulamentos de Conservação Arquivística ou outros instrumentos reguladores. Migração: acto de transferir os documentos de um sistema para outro, mantendo a sua autenticidade, integridade, fidedignidade e capacidade de serem utilizados. Período de Retenção: O período de tempo que um documento é mantido. Preservação: processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo. Tabela de Selecção: instrumento aprovado por uma autoridade competente, que determina prazos e condições de retenção dos documentos tendo em vista a transferência, depósito ou eliminação de documentos. Unidade de instalação: Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. O Secretário-Geral do Presidente da República, Manuel da Cruz Neto.

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