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Decreto Executivo n.º 471/15 de 20 de julho

Detalhes
  • Diploma: Decreto Executivo n.º 471/15 de 20 de julho
  • Entidade Legisladora: Ministério do Planeamento e do Desenvolvimento Territorial
  • Publicação: Diário da República Iª Série n.º 105 de 20 de Julho de 2015 (Pág. 2821)

Assunto​

Investimento Público.

Conteúdo do Diploma​

Considerando que a Metodologia de Acompanhamento, Controlo e Balanço da Execução do Programa de Investimento Público, aprovada pelo Decreto Presidencial n.º 213/13, de 13 de Dezembro, prevê a realização de visitas «in loco», como forma de avaliação da execução dos projectos, e a alínea i) do artigo 26.º do Regulamento do Processo de Preparação, Execução e Acompanhamento do PIP, aprovado pelo Decreto Presidencial n.º 31/10, de 12 de Abril, atribui ao Ministério do Planeamento e do Desenvolvimento Territorial a responsabilidade de elaboração e divulgação da metodologia de avaliação dos Projectos de Investimento Público; Havendo necessidade de se estabelecer os procedimentos para a realização das visitas de campo, com vista a controlar a execução física dos projectos; Em conformidade com os poderes delegados pelo Presidente da República, nos termos do artigo 137.º da Constituição da República de Angola, e de acordo com a alínea m) do artigo 7.º do Estatuto Orgânico do Ministério do Planeamento e do Desenvolvimento Territorial, aprovado pelo Decreto Presidencial n.º 120/13, de 23 de Agosto, determino: 1.º - É aprovado o Manual de Preparação e Realização de Visitas aos Projectos Estruturantes de Investimento Público, anexo ao presente Decreto Executivo e que dele faz parte integrante. 2.º - As dúvidas e omissões suscitadas na interpretação e aplicação do presente Diploma serão resolvidas por Despacho do Ministro do Planeamento e do Desenvolvimento Territorial. 3.º - O presente Decreto Executivo entra em vigor na data da sua publicação. Publique-se. Luanda, aos 8 de Maio de 2015. O Ministro, Job Graça.

MANUAL DE PREPARAÇÃO E REALIZAÇÃO DE VISITAS AOS PROJECTOS​

ESTRUTURANTES​

Introdução O presente documento constitui um manual de orientação para a realização das Visitas de Campo aos projectos do Programa de Investimento Público (PIP). Aplica-se na monitorização de todos os projectos de investimento público, em geral, e dos Projectos Estruturantes, em particular. O presente documento está organizado em duas partes. A primeira contém o Roteiro Metodológico que deve ser seguido na realização das Visitas de Campo, focando os objectivos (capítulo 1), os critérios de selecção de projectos para visita (capítulo 2) e os procedimentos a adoptar (capítulo 3). Na segunda parte apresenta-se o Modelo de Relatório da Visita a elaborar após a realização da Visita. O Modelo de Relatório da Visita é um formulário indicativo da forma de tratamento e de apresentação da informação a colocar à consideração superior na sequência da Visita. Devido à devendo ser ajustado à natureza e características de cada projecto em particular.

  • I. ROTEIRO METODOLÓGICO PARA A REALIZAÇÃO DAS VISITAS DE CAMPO Os capítulos seguintes contêm orientações para os técnicos sobre a forma de preparar e realizar a Visita de Campo.
  1. Objectivos das Visitas de Campo A realização de Visitas de Campo é uma das acções de monitoria dos Projectos de Investimento Público, a qual tem como objectivos:
  • a) - Constatar o grau de execução física do projecto;
  • b) - Aferir, confirmar e completar a informação do projecto que consta do SIPIP;
  • c) - Verificar se o projecto está a ser executado de acordo com o cronograma previsto e garantir a sua execução atempada;
  • d) - Avaliar os riscos de execução do projecto e propor soluções para a sua boa execução. Questões gerais a colocar na Visita de Campo O projecto está efectivamente a ser executado? Qual o estado de realização da obra? O estado de execução da obra corresponde à informação que consta do SIPIP? A obra está adequada às funções previstas? A gestão da obra é interna ou está a cargo de uma entidade externa? A obra tem entidade de fiscalização? A fiscalização está a decorrer com normalidade? Os contratos em execução são os previstos e os adequados? Qual o grau de execução de cada contrato? Perspectivam-se trabalhos adicionais? O custo do projecto vai aumentar? Os prazos de cada contrato estão a ser cumpridos? Que atrasos se verificam? Os atrasos colocam em risco a execução total do projecto conforme programado? A obra realizada está em proporção com os custos do projecto registados no SIPIP? O projecto tem condições para ser concluído no prazo previsto? Qual a previsão de conclusão? Quais os constrangimentos e dificuldades actuais? Quais as soluções que a entidade gestora tem para os ultrapassar? Os objectivos e as questões acima referidos serão, naturalmente, ajustados consoante a finalidade da visita, que depende da situação em que o projecto se encontra:
  • a) - Visita de acompanhamento inicial: caso o projecto esteja ainda numa fase inicial, a visita serve para verificar as condições de arranque e garantir que não há constrangimentos de partida;
  • b) - Visita de controlo de execução intermédia: a realizar em qualquer momento durante a execução do projecto, para verificação do estado de execução física;
  • c) - Visita de acompanhamento final: caso seja realizada com a obra já em fase de conclusão ou na fase de entrega final, serve para verificar se o resultado corresponde ao esperado.
  • d) - Visita extraordinária: a realizar sempre que surge algum imprevisto ou situação nova que possa afectar a regular execução do projecto.
  1. Selecção dos Projectos para Visitas de Campo Investimento Público. Em cada ano, devem ser apresentados para aprovação superior dois Programas de Visitas de Campo: um para o I Semestre respeitante aos projectos em curso e um para o II Semestre que incluirá também alguns novos projectos provinciais. A selecção dos projectos para visita deve adoptar uma metodologia iterativa através da qual se vão seleccionando projectos de acordo com os critérios que se descrevem em seguida. Estes critérios não são mutuamente exclusivos nem obrigatoriamente cumulativos, ou seja, um projecto pode ser seleccionado por cumprir um determinado critério mesmo sem cumprir os outros. Por outro lado, quanto mais critérios forem cumpridos pelo projecto, mais se justifica a visita.
  • a) -Execução física e financeira: Com base na análise dos níveis de execução que constam do SIPIP devem ser identificadas as seguintes situações que podem justificar a Visita de Campo: Desajustamento entre a execução financeira e a execução física superior a 35%; Desvio de execução física em relação ao programado: atraso de 30%; Desvio de execução financeira: indício de aumento do custo global por atraso de execução física ou por trabalhos a mais. Não devem ser considerados os projectos cuja execução financeira é igual ou inferior a 15% (correspondente ao down payment). O processo das contrapartidas internas constitui também motivo para efectuar Visitas de Campo a projectos, na medida em que indicia situações de execução não programadas. Assim, os pedidos de contrapartidas devem ser analisados com vista à identificação de situações que suscitem dúvidas acerca da execução física do projecto, em particular: Se o reforço de dotação resultar no aumento do custo global do projecto: estas situações devem ser obrigatoriamente objecto de Visita de Campo para verificar se a execução física justifica o reforço; Se o projecto for objecto de anulações sucessivas, mantendo-se no PIP anos consecutivos com níveis de execução física muito baixos ou sem execução: esta situação indicia a utilização do projecto para alimentação de outros projectos, justificando uma visita expedita para confirmar a situação real.
  • b) Dimensão financeira: A grande concentração de recursos financeiros num só projecto aumenta a responsabilidade de execução desse projecto e, consequentemente, a necessidade de uma monitorização mais exigente. Assim, recomenda-se: Seleccionar para visita todos os projectos em curso com custo global igual ou superior a Kz: 100.000 milhões; Projectos Provinciais: seleccionar para visita uma amostra de projectos de custo superior a Kz: 200 milhões; Projectos Sectoriais: seleccionar para visita uma amostra de projectos de custo superior a Kz: 500 milhões.
  • c) Importância estratégica: Em termos estratégicos e independentemente da dimensão financeira, devem ser visitados projectos de elevado valor estratégico à luz do Plano Nacional de Desenvolvimento (PND) 2013-2017, que respeitem as seguintes situações: Nível Provincial: Projectos Estruturantes Provinciais (enquadrados nas Opções Estratégicas e Projectos Estruturantes referidas no quadro 8.2 PND 2013-2017).
  • d) Alterações no contexto do projecto: Este critério aplica-se a projectos em que ocorram, por exemplo, alteração da tutela, mudanças de estratégia, impacto de outros projectos, ou outras alterações que podem constituir motivo para uma Visita de Controlo da Execução do Projecto.
  • e) Articulação com outros projectos: Este critério respeita a projectos que: Estejam relacionados com outros já seleccionados para Visita; Se localizem na mesma área geográfica de outros já seleccionados para Visita; Façam parte de um conjunto ou programa que tenham uma importância estratégica elevada.
  • f) - Outros critérios: Pedido de alteração/prorrogação do projecto por parte da entidade gestora; Dúvida sobre a programação temporal do projecto; Atraso no arranque do projecto.

QUADRO RESUMO​

Motivos que podem justificar a Visita de Campo a um Projecto Desajustamento entre execução física e financeira; Execução física ou financeira (conforme os dados do SIPIP) revela desvios significativos em relação ao programado; Indício de custos sobrestimados (tendo por base a execução financeira registada no SIPIP); Indício de aumento do custo total (tendo por base a execução financeira registada no SIPIP e eventuais pedidos de reforço); Indício de alimentação de outros projectos (através de contrapartidas internas); Dimensão financeira do projecto; Importância estratégica do projecto; Alterações no contexto do projecto (mudança de entidades, mudança de estratégia, impacto de outros projectos); Articulação com outros projectos; Pedido de alteração/prorrogação do projecto por parte da entidade gestora; Dúvida sobre a programação temporal do projecto; Atraso no arranque do projecto. 3. Os Procedimentos de Realização da Visita A realização da Visita de Campo divide-se em três momentos - a preparação da visita, a sua realização no local e a conclusão registada no Relatório de Visita elaborado após a análise e avaliação dos dados recolhidos - e compreende dez passos, conforme o fluxograma e a descrição que se segue. Passos 1 e 2 - Selecção dos projectos e aprovação superior do Plano de Visitas de Campo - são acções comuns a todas as visitas, a desenvolver anualmente. situação do projecto e sobre os aspectos críticos a verificar. Estas acções baseiam-se na análise prévia da informação do projecto. Antes da Visita de Campo Verificar se a informação disponível no sistema é suficiente para o acompanhamento ou se é necessário solicitar mais dados à entidade gestora; Realizar uma reunião prévia com a entidade gestora e solicitar a informação em falta: elaborar acta da reunião que será posteriormente anexada ao Relatório da Visita; Identificar os problemas e as questões críticas a abordar na Visita; Preparar os documentos de suporte da Visita, nomeadamente integrar na Ficha de Projecto a check list das verificações a fazer no local (que será posteriormente integrada no Relatório da Visita), a Agenda de Reunião: anotar dúvidas e questões críticas, informação em falta, a solicitar ou a esclarecer durante a Visita; Identificar e convocar os participantes na Visita (esta convocatória é especialmente importante caso se deseje inquirir alguns dos intervenientes chave na execução do projecto). Passo 4 - Visita ao local da obra - destina-se a constatar o grau de execução física do projecto, verificar/confirmar a informação do projecto e identificar constrangimentos ou dificuldades que podem obstaculizar o bom desempenho. Os documentos de suporte da Visita, que devem acompanhar os técnicos na deslocação à obra, são: Ficha do Projecto, elaborada com base na Ficha de Caracterização que consta do SIPIP à qual se agregam os cronogramas físicos e financeiros, a informação relativa aos Contratos e ainda uma check list das verificações a efectuar na Visita, as questões a colocar e os dados disponíveis sobre a execução física, para confirmação: deve ainda ser anexada uma planta da obra ou outro documento similar retirado do projecto de execução que represente a obra prevista; Modelo de Acta de Reunião, onde serão registadas todas as decisões tomadas nas reuniões realizadas durante a Visita ou na sequência dela e deve conter uma Lista de Presenças para ser assinada por todos os participantes. projectista e outros participantes cuja presença se justifique em função da natureza do projecto. Todas as presenças devem ficar registadas e rubricadas na Acta da Reunião que será posteriormente anexada ao Relatório da Visita. A verificação da obra deve começar pelo acesso ao Livro de Obra, seguindo-se a descrição/observação das componentes executadas, o que deverá ser confrontado com os autos de medição, os relatórios de fiscalização ou documento equivalente e com a execução financeira registada até ao momento. Durante a Visita de Campo Analisar comparativamente os trabalhos realizados com o programado, os trabalhos medidos/pagos e os efectivamente executados no local, tendo por base a Ficha do Projecto previamente preenchida com a informação analisada na fase de preparação; Avaliar a execução da obra, do ponto de vista qualitativo e das condições do estaleiro, do ponto de vista da organização e gestão, da segurança do trabalho e da higiene (efectuar registo fotográfico); Identificar constrangimentos que possam pôr em causa o cumprimento dos prazos programados ou o custo total do projecto. Verificar a necessidade de prorrogação do projecto ou de alteração do custo total; Verificar a documentação disponibilizada pela entidade gestora relativa à execução dos contratos; Registar os dados observados verificados nos documentos de suporte (check list, Ficha do Projecto), elaborar Acta das reuniões efectuadas e obter a assinatura de todos os participantes. Passos 5 a 10 - Avaliação e conclusão - trabalho de gabinete que consiste na análise da informação recolhida, na avaliação da situação do projecto retirando conclusões sobre necessidade de alterações no prazo ou nos custos, na elaboração do Relatório da Visita e na actualização dos dados de execução física e financeira no SIPIP, bem como no ajustamento do cronograma dos trabalhos. Poderá ainda ser necessário proceder a uma alteração/prorrogação do projecto e respectiva aprovação superior. O documento final a submeter a aprovação superior é: Relatório da Visita, elaborado com a informação já compilada na Ficha do Projecto complementada com a que foi verificada na Visita, além de outra informação recolhida e do registo fotográfico: deve conter ainda uma avaliação do estado de execução física e financeira do projecto e recomendações para a sua boa execução. Após a Visita de Campo Organizar, analisar e avaliar os dados observados/ verificados; Elaborar o Relatório de Visita de Campo, incluindo o preenchimento no sistema de gestão dos quadros referentes à execução física e a inserção das fotografias; Enviar uma primeira versão do Relatório da Visita ao Director do GEPE para eventuais alegações, num prazo determinado. Caso não haja resposta no prazo determinado, considera-se que não há objecções; Em função da resposta da entidade gestora (ou na ausência de resposta) deve ser elaborada a versão final do Relatório de Visita a submeter a aprovação superior; Actualizar a informação do Projecto que consta do SIPIP: Caso haja justificação para alterações ao projecto, deve ser preenchida uma Proposta de Alteração a submeter à aprovação superior. Quando a alteração do projecto for aprovada, deve ser actualizada a informação do SIPIP. versão preliminar do Relatório da Visita pelo GEPE, sendo que a ausência de resposta no prazo indicado para esse efeito no ofício de envio implica a concordância tácita do GEPE. O cumprimento deste prazo global assenta nos seguintes pressupostos: Para a preparação da Visita (Passo 3) estimam-se 3 dias, desde que seja recebida em tempo a informação adicional que for solicitada ao GEPE; Para a Visita ao local da obra (Passo 4) prevê-se 1 dia mas, se a obra for complexa ou tiver várias localizações, podem ser necessários mais dias; Para análise dos dados recolhidos e elaboração do Relatório da Visita (Passo 5) prevêm-se 3 dias; O envio da versão preliminar do Relatório da Visita ao GEPE deve ser feito através de ofício onde se indica a data de resposta: caso não haja resposta após a data indicada, considera-se que não há objecções (Passos 6 e 7). A finalização do Relatório da Visita e envio para aprovação superior (Passos 8 e 9) pode ser realizada em 1 dia. No caso de projectos menos complexos (pequenos projectos provinciais ou projectos com baixa execução suspeitos de alimentarem contrapartidas internas) pode-se adoptar um procedimento expedito, no qual se dispensa, por exemplo, a reunião prévia com o GEPE. Nestes casos admitese que o prazo para todo o procedimento da Visita possa ser reduzido para 5 dias úteis. Recomendações para a Realização das Visitas de Campo 1.º Antes da Visita, realizar uma reunião com o GEPE responsável pelo Projecto e solicitar a seguinte informação (caso não exista no Dossier do Projecto): Contratos, incluindo os orçamentos detalhados; Cronograma de trabalhos actualizado (se houver mais do que uma empreitada, é necessário conjugar os diversos cronogramas); Auto de medição mais recente ou relatório da fiscalização mais recente. 2.º Obter a Ficha do Projecto, introduzir os dados existentes nas tabelas Excel do Ficheiro de Acompanhamento do Projecto (que deverá futuramente estar articulado com o SIPIP para alimentação automática das tabelas): anotar as questões críticas (dúvidas) e os aspectos a verificar na Visita (check list). 3.º Na Visita, fazer-se acompanhar da Ficha do Projecto, para orientação, e do modelo de Acta de Reunião para anotar as decisões tomadas. 4.º Iniciar a Visita com a recolha dos nomes e contactos de todos os participantes, para eventuais esclarecimentos posteriores. 5.º Detectar e confrontar a entidade responsável pelo projecto sobre eventuais constrangimentos que impliquem alterações no projecto. 6.º Insistir com o representante do GEPE na necessidade de actualização permanente dos dados que constam no SIPIP: estabelecer prazos para esse efeito.

  • II. MODELO DE RELATÓRIO DE VISITA AO PROJECTO Este formulário constitui o modelo de relatório a elaborar na sequência da visita ao projecto e a submeter a apreciação superior. Destina-se a registar a forma como decorreu a visita e a verificação efectuada, a reportar o estado de execução do projecto e formalizar as acções a realizar em resultado da Visita. acções a realizar para garantir o bom desempenho do projecto. Projecto: (nome)

SUMÁRIO EXECUTIVO​

O quadro seguinte preenche-se no final da elaboração do Relatório. É apenas um resumo dos principais aspectos e recomendações que constam da análise feita após a Visita. alternativa preencher o quadro seguinte.] B. REALIZAÇÃO DA VISITA DE CAMPO Comentário: estão fundamentados, se há contratos adicionais a prever...] O Ministro, Job Graça.

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